Comment gérer des espaces d’archives

Comment gérer des espaces d’archives

Dans les entreprises, les enjeux induits par l’archivage, qu’il soit papier ou électronique, sont multiples et font face à de nombreuses exigences. Selon Marie Anne Chabin et son livre Nouveau glossaire de l’archivage «L’archivage relève de la responsabilité de toute personne morale, comme conséquence logique de l’environnement règlementaire, des risques de non disponibilité de l’information ou de sur conservation, avec les exigences afférentes d’authenticité, d’intégrité et de fiabilité des documents dans le temps.»

Un rayonnage industriel pour assurer des rangements efficaces

Ainsi, une entreprise comporte nécessairement un magasin. Cet espace n’est pas accessible au public puisqu’il s’agit d’un local ou sont stockées des archives. Pour un rangement optimum, l’installation de rayonnages est indispensable. Ces derniers sont constitués de meubles de rangement de types étagères industrielles mais ils sont spécifiquement conçus avec des épis, des travées et tablettes. Que le rayonnage soit fixe ou mobile, il est utile de disposer d’un vaste choix d’étagères industrielles pour votre système d’entreposage industriel.

Outre le choix judicieux de l’emplacement , selon sa quantité et son utilisation le rayonnage doit comporter une articulation scrupuleusement numérotée afin de cibler et s’y retrouver ensuite. C’est pour cela qu’il convient de :
– fixer une numérotation des magasins et des meubles voire étagères pour permettre de donner une adresse topographique précise à chaque unité matérielle (boîte, registre, etc)
– d’indiquer une numérotation des épis en continu par magasin
– de mentionner une numérotation des travées en continu par magasin
– enfin d’établir une numérotation des tablettes en continu par travée (car le nombre de tablettes peut varier en cas de repositionnement).

Il est bon de savoir que la surface maximale idéale d’un magasin est d’environ 200 m² pour une travée de 2,20 m de hauteur (6 niveaux de tablettes). Soit une tablette de 1 m à 1,20 m de large ; 0,30 à 0,40 m de profondeur ; 100 à 120 kg de résistance.
Les allées de circulation quand à elles seront comprises entre 1mètre et 1,20 mètres pour des allées de desserte de 0,70 à 0,80 m. Concernant la résistance au sol des magasins, elle sera fonction de la mobilité des rayonnages soit :de 900km/m2 pour des rayonnages fixes ou 1300 kg / m²pour des rayonnages mobiles. Ces éléments technique sont des bases pour une bonne tenue de l’espace archive. D’un point de vue opérationnel, il semble bon de tenir compte des éléments physiques pour reporter les informations sur un fichier informatique.

L’informatisation du service archive et documentations

D’un point de vue administratif, une bonne gestion tient compte d’une cote dont l’identification est unique : il ne faut pas attribuer la même cote à deux unités matérielles différentes et éviter au maximum de reprendre la cotation déjà émise (sauf cas de cotes provisoires), ne pas réattribuer les cotes (même si elles sont « vacantes. Pour tout ce qui concerne les documents papier, ils sont normalement regroupés en dossiers dans des chemises cartonnées. Les dossiers papier sont rattachés à une structure dite plan de classement. Avec l’apparition de l’archivage électronique, la mise en archive peut être entièrement automatisée. Selon les normes juridiques en vigueur, les entreprises sont dans l’obligation de prendre en compte leurs documents numériques. Avec les nouvelles pratiques du Records management, qui prennent en compte l’archivage électronique, la désignation du document archivé intervient dès la production ou conception du document, et non à posteriori comme cela se pratique avec l’archivage simple. Des logiciels de gestion d’archives physiques et électroniques ont été élaborés pour cela, suivre le document tout au long de son cycle de vie, de sa conception à l’application du sort final. Les principes de l’archivage électronique restent les mêmes que ceux de l’archivage papier, mais ils divergent par le fait que pour l’archivage électronique, les moyens qui demeurent plus lourds, les risques plus grands pour assurer la pérennité, l’intégrité des documents au sein de magasins reposant sur des supports solides fiables et bien étudiés pour leur destination finale.

février 16th, 2017 by
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